TREŚĆ PISMA

Treść pisma — rozpoczyna się w odległości 1—2 interlinii poniżej określenia sprawy.

Przed przystąpieniem do sporządzania pisma należy zawsze dokonać wyboru formatu papieru. Dokonując tego wyboru, trzeba pamiętać, aby pismo zajmowało całą powierzchnię pomiędzy marginesami. Powinno więc zaczynać się bezpośrednio pod górnym, a kończyć nad dolnym marginesem. Treść pisma powinna być wyrównana zarówno do lewego, jak i prawego marginesu, dlatego podczas korzystania z komputerowych edytorów tekstu należy włączyć justowanie tekstu.

Należy też używać prostych czcionek, np. Times New Roman, Arial, Courier i wielkości liter 10—12 punktów przy pisaniu treści oraz 14—16 punktów, przy pisaniu tytułów. W korespondencji biurowej nie wolno pozostawiać na końcu wiersza spójników, przyimków lub myślników. Sprawia to trudności szczególnie podczas redagowania pism na komputerze. Komputerowy edytor tekstów automatycznie przenosi niemieszczące się wyrazy do następnego wiersza i często pozostawia na końcu wiersza spójnik, przyimek lub myślnik. Aby wyeliminować ten błąd należy zastosować, zamiast zwykłej, tzw. twardą spację.

Dużym ułatwieniem dla redagujących pisma na komputerze jest oferowana przez edytory tekstów opcja automatycznego dzielenia wyrazów. Automatyczne dzielenie pozwala na lepsze rozłożenie wyrazów w wierszu, wyrównuje odstępy między wyrazami we wszystkich wierszach tekstu.

Redagując treść pisma, należy pamiętać o tym, aby myśli w nim wyrażone układały się logicznie. Dlatego należy ujmować je w oddzielne akapity lub bloki, a ważne informacje wyróżniać.

UKŁADY PISM

a) układ a`linea zwany też układem z wcięciem zachowujmy obowiązkowo gdy kierujemy pismo do osoby fizycznej niezależnie od nadawcy, którym może być osoba fizyczna lub osoba prawna.

Cechy układu a`linea

  • każda myśl ujęta w oddzielnym akapicie

  • wcięcie od 2 do 5 znaków,

  • pojedyncza interlinia między wierszami

  • tytuły wyśrodkowane

  • treść pisma wyjustowana

b) układ blokowy — go stosować obowiązkowo w korespondencji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, czyli w sytuacjach, gdy nadawcą i adresatem pisma jest instytucja lub firma.

Cechy układu blokowego

  • każda myśl ujęta w oddzielnym akapicie

  • bez wcięcia - każdy wiersza równo z linią lewego marginesu

  • pojedyncza interlinia (między wierszami tego samego akapitu)

  • każdy akapit oddzielony pustą interlinią (podwójną interlinią)

  • treść pisma wyjustowana

Ostatnio coraz częściej stosuje się tzw. układy specjalne:

c) układ niemiecki — układ blokowy ze zwiększony odstępem między wierszami do 1,5 wiersza

d) układ amerykański — połączenie w jednym piśmie układu a`linea i blokowego.

 Układ a`linea   Układ blokowy
Układ amerykański Układ niemiecki
e) układ francuski — układ a1linea z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami i jedną interlinią  pustą (podwójną interlinią) pomiędzy akapitami. W układzie tym stosuje się też zwiększone wcięcie,
do 10 znaków. Układ francuski jest stosowany, gdy pismo ma niewielką ilość tekstu i zachodzi konieczność jego rozłożenia na cały format papieru, b)


f) układ angielski — układ a`linea ze zwiększonym odstępem pomiędzy wierszami,		 Układ francuski Układ angielski
  

Ćwiczenia

  1. Napisz pismo do dyrekcji szkoły z prośbą o wydanie duplikatu legitymacji. Zaznacz, że zgłosiłeś/łaś jej zagubienie w najbliższym komisariacie policji. Pamiętaj o zachowaniu odpowiedniej formy pisma.

  2. Napisz pismo ze skargą do samorządu uczniowskiego w sprawie zaniechania działalności sekcji powołanej do organizowania imprez szkolnych.

  3. Do każdego z tych pism zaadresuj kopertę.